Ausgangslage
Urlaubsanträge wurden per Excel-Formular ausgefüllt, per Mail an die Vorgesetzten geschickt, dort manuell genehmigt, an HR weitergeleitet, in ein Master-Excel eingepflegt, dem Mitarbeitenden eine Bestätigungsmail geschrieben. Wenn ein Schritt vergessen wurde, und das passierte oft, gab es Konflikte am Urlaubsbeginn.
Lösung
Ein internes Self-Service-Portal mit klaren Verantwortlichkeiten:
- Microsoft 365 SSO, kein neuer Login, kein neues Passwort
- Rollen: Mitarbeitender, Teamleitung, HR, Admin, jede Rolle sieht nur was sie braucht
- Urlaubsanträge mit Resturlaubs-Berechnung, Konflikt-Check (Brückenpolicy, max. Abwesenheiten pro Team)
- Krankmeldungen inkl. AU-Upload (DMS) und automatischer Benachrichtigung an Vorgesetzte
- Spesen-Erfassung mit Beleg-Foto-Upload + Genehmigung
- Schichtplan-Ansicht mit iCal-Export
Technische Highlights
- Audit-Log für jede Aktion (DSGVO-Compliance + Nachvollziehbarkeit)
- Rollen-basierte API-Zugriffsbeschränkung (RBAC)
- E-Mail-Notifications mit Deep-Links direkt zum Vorgang
- Hosting im EU-Datacenter, AV-Vertrag mit dem Kunden
- Quellcode liegt im Git-Repo des Kunden
Was es uns gelehrt hat
Internal-Tools brauchen keine schickeste UI, sie brauchen Klarheit. Jede Aktion sollte in einem Klick erledigt sein, jede Liste filterbar nach „Was muss ich heute tun”, jede Mail mit Direkt-Link zur Aktion. Das macht die Mitarbeitenden glücklicher als ein dunkles Theme oder Animation.