Ausgangslage
Drei Buchhaltungs-Mitarbeitende verbrachten täglich Stunden mit manueller Eingabe von Eingangsrechnungen aus PDF-Anhängen ins ERP-System.
Lösung
- Mail-Watcher der Anhänge von Rechnungs-Mails abfängt
- OpenAI Vision Pipeline mit strukturiertem Output (JSON-Schema)
- Validation-Layer der Pflichtfelder + Plausibilität prüft (Brutto = Netto + USt etc.)
- ERP-Sync via deren bestehender API
- Review-Queue für Belege bei denen die KI unsicher ist
Ergebnis
Die Mitarbeitenden prüfen jetzt nur noch Stichproben und Belege im Review-Status. Die freiwerdende Zeit fließt in wertschöpfende Aufgaben wie Lieferanten-Verhandlungen.