Ausgangslage
Telefonische Terminvereinbarung war der Bottleneck: Kunden riefen während Coaching-Sessions an, mussten ins Voicemail, das Sekretariat rief zurück, oft kam keiner mehr ran, und jeder fünfte Termin wurde nicht eingehalten weil die Erinnerung fehlte.
Lösung
Ein schlankes Online-Buchungssystem das genau das Spezifische dieser Coaching-Praxis abbildet:
- Standortwahl, pro Standort eigene Coach-Liste, eigene Öffnungszeiten
- Coach-Auswahl mit Profil, Spezialisierung, Verfügbarkeits-Vorschau
- Slot-Picker mit Live-Verfügbarkeit aus Outlook-Kalendern der Coaches
- Stripe-Zahlung vorab, drastisch reduzierte No-Show-Rate
- Bestätigungs-Mail mit iCal-Anhang → landet direkt im Kunden-Kalender
- Automatische Erinnerung 24 h vorher per E-Mail + SMS
- Microsoft Graph Sync in beide Richtungen, Coach blockt im Outlook? Sofort weg aus dem Buchungs-Slot
Technische Highlights
- Vermeidet Double-Booking via DB-Locks + Outlook-Live-Check beim Submit
- Stripe-Checkout im Embedded-Mode → kein Sprung zu externer Seite
- DSGVO-konformer Stripe-Customer-Sync (nur die nötigen Felder)
- Admin-Backoffice für Coaches: eigene Verfügbarkeiten setzen, Statistiken einsehen
- Hosting in Frankfurt, Backups auf S3 mit Object-Lock (Compliance)
Was es uns gelehrt hat
Vorkasse halbiert das No-Show-Problem. Vorher: 18 % der Termine wurden nicht wahrgenommen. Nach Einführung der Stripe-Vorauszahlung: 5,7 %. Das ist nicht der „Coaching-Wert”, das ist der psychologische Effekt einer 5-Sekunden-Reibung beim Buchen.